Políticas de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD - AUTO ORIÓN S.A.S

A. Presentación
AUTO ORIÓN S.A.S (“AUTO ORIÓN”), sociedad domiciliada en la carrera 100 No. 12-90 y
Av.3 Norte No. 34-46, teléfono (2) 485 3999, es respetuoso de los datos personales e
información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus empleados
y proveedores interesados y/o relacionados con los servicios ofrecidos (los Titulares). En la
presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) se establecen las finalidades,
medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que
los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o
revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento de la presente Política. El
presente texto se ha creado por AUTO ORIÓN como parte de los procesos adoptados para
dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la
Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o
desarrollen), al Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, entre
otros aplicables y relacionados.
En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales AUTO
ORIÓN realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como
los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos
A. Definiciones
Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes
definiciones:
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables;
- Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
de la Compañía como Responsable de los datos;

- Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política
de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con
los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
- Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía
en virtud de una relación contractual/obligacional;
- Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera un producto o servicio de la
Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las
Compañía;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea
cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación
comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
- Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del
Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona
natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento
efectivo de datos personales;
- Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del
Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que
el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado
anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012,
al Decreto 1377 de 2013, y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dando el sentido
utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
B. Responsable del tratamiento de la información.

El responsable del tratamiento de la información es AUTO ORIÓN, sociedad comercial,
identificada con Nit. 800175223 - 9, ubicada en Cali, carrera 100 No. 12-90 y Av.3 Norte No.
34-46 y teléfono (2) 485 3999. El tratamiento de los datos personales se realiza de manera
legítima dentro de los parámetros legales aplicables y sin llevar a cabo alguna actividad que
pueda afectar los derechos de los Titulares como tampoco la calidad de los datos
personales.

C. Finalidad del tratamiento de datos personales.
AUTO ORIÓN procede con la recolección y tratamiento de ciertos Datos Personales para
cumplir con finalidades ligadas al objeto social y negocios de la Compañía. Los Datos
Personales recolectados son aquellos estrictamente necesarios para cumplir con dichas
finalidades, las cuales son.
1. EMPLEADOS
AUTO ORIÓN procede con el tratamiento de datos personales de sus empleados para fines
relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de
obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable,
reporte a autoridades, seguimiento desempeño empleado, cumplimiento de obligaciones
laborales, en mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:
• Gestión del personal, pago de obligaciones contractuales y ejecución del contrato
de empleo
• Reporte a autoridades judiciales y/o administrativas de acuerdo con requerimientos
impartidos
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna
• Registro de la información de los empleados en la base de datos de empresa para
fines de circulación en las instalaciones y uso de herramientas tecnológicas
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción
• Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros
Encargados, de acuerdo a lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para
la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de
la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros.
El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no
domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la
continuidad del negocio y objeto social de AUTO ORIÓN, así como también en el
evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u
otro proceso de restructuración
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre
el empleado y AUTO ORIÓN
• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por el empleado
haya sido otorgada a favor de la Compañía
Todo lo anterior guarda relación con el cumplimiento de obligaciones a cargo de AUTO
ORIÓN como empleador en pro del bienestar, continuidad del empleado y correcta
ejecución del vínculo laboral. Igualmente guarda relación con el desarrollo del objeto social
de la empresa.
2. PROVEEDORES Y CLIENTES
AUTO ORIÓN procede con el tratamiento de datos personales de sus proveedores y clientes
para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago
de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable,
reporte a autoridades, la obtención de un registro de quienes prestan servicios y venden
productos para los pagos y procesos tributarios. En mayor detalle las finalidades del
tratamiento corresponden a:
• Gestión de cobros y pagos, de facturación y del cumplimiento del contrato suscrito
con AUTO ORIÓN
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa
de la misma
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al
cliente en cuanto guarda relación intrínseca con la relación comercial existente
• Registro de la información de los clientes y proveedores en la base de datos de AUTO
ORIÓN, en lo que corresponda
• Contacto para el envío de información relacionada con la relación contractual,
comercial y obligacional que tenga lugar.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción
• Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros
Encargados, de acuerdo a lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para
la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de
la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros.

El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no
domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.
• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la
continuidad del negocio y objeto social de AUTO ORIÓN, así como también en el
evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u
otro proceso de restructuración
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre
el proveedor/cliente y AUTO ORIÓN
• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por
proveedor/cliente haya sido otorgada a favor de la Compañía
Le informamos igualmente que, en su calidad de proveedor y/o cliente sus datos personales
son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad
de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo
requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de
naturaleza pública, usted tiene derecho a ser informado del propósito del tratamiento y
está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de datos personales.
Si usted nos proporciona Datos Personales, sea como empleado, proveedor y/o cliente, ésta
información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a
vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de AUTO ORIÓN salvo que (i) usted
nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas
o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle
nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de
marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de
mercadeo conjunto, o (v) según sea requerido o permitido por la ley.
En casos donde sea necesaria la subcontratación con terceros para el procesamiento de su
información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de
servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información
personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información
personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
Cuando medie autorización para tal efecto, AUTO ORIÓN remitirá la información financiera
y crediticia a Operadores de Información y/o Agencias de Información Comercial, de
conformidad con la Ley 1266 de 2008.
AUTO ORIÓN remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que
repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia
judicial que así lo disponga

D. Principios para el tratamiento de datos personales.
AUTO ORIÓN, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios
de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida,
seguridad y confidencialidad.
E. Autorización para el tratamiento de datos personales.
Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, AUTO ORIÓN contará con la
autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581
de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida
por escrito o por medios electrónicos, en donde el Titular de la información autoriza a AUTO
ORIÓN a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el
presente documento.
Sin perjuicio de lo anterior, AUTO ORIÓN también recolectará y tratará los datos personales
que sean requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones legales y judiciales, conforme
al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

F. Conservación de la información.
La información que repose en archivos electrónicos y físicos, se ubicará únicamente en los
computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para
tratar los datos personales dentro de la organización.
G. Derechos del Titular de la información.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular
de la información objeto de tratamiento de AUTO ORIÓN son los siguientes:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AUTO ORIÓN. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada AUTO ORIÓN salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por AUTO ORIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a
sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la
Constitución Política.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del
tratamiento, de acuerdo con lo establecido en el literal c del numeral 2 del artículo
12 del presente documento.
H. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la
administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los
siguientes medios:

AUTO ORIÓN S.A.S

Carrera 100 No. 12-90/ Av.3 Norte No. 34-46, Cali, Colombia Teléfono

(2) 485 3999

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso
o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos
Personales: José Marcelo González Ramírez ([email protected]).
Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un
término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la
correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar
la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de
notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a AUTO
ORIÓN atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días

siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas.
Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como
solicitante no ha subsanado según lo requerido, la empresa como receptora de su petición
entiende que ha desistido de su solicitud.
I. Modificación de esta Política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le
recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto AUTO
ORIÓN, y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para
obtener una copia de la misma.
J. Vigencia.
El presente documento entrará en vigencia a partir del 6 de julio de 2017, para lo cual se
dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión por el correo electrónico
institucional y página web de AUTO ORIÓN. http://www.autoorionkia.com